Une agence vend du temps et de la créativité — deux choses difficiles à mesurer. Résultat : des projets qui dérapent, des budgets dépassés et une rentabilité floue. Odoo remet de la clarté.
L'essentiel
- Un projet = un budget : heures vendues, heures consommées, achats refacturables sur la même affaire.
- Alerte de consommation à 70 % du budget : un dépassement signalé se négocie, un dépassement constaté se subit.
- Sous-traitance (free-lances, production) imputée au projet, pour une marge nette et non brute.
- Retainers et abonnements : le dépôt communautaire
contractcouvre la facturation récurrente et les quantités variables.
Du devis au projet
Un devis validé devient un projet avec ses tâches, son budget et son échéancier. Le périmètre vendu et le périmètre produit parlent enfin le même langage — fini le « scope creep » invisible.
Le temps, votre vraie matière première
Les équipes saisissent leur temps par projet et par tâche. Vous comparez le vendu au réalisé, projet par projet, et repérez ceux qui grignotent la marge. C'est le cœur de la gestion de projet et facturation des services.
En agence, le projet « réussi » créativement mais perdu financièrement est le piège classique. Mesurer le temps, c'est arrêter de le subir.
Sous-traitance et achats maîtrisés
Free-lances, prod, médias : les coûts externes sont rattachés au projet, pour une rentabilité nette réelle, pas théorique.
Facturation souple
Au forfait, à l'avancement, en régie, ou en récurrent (community management, retainer) : Odoo facture selon votre modèle et relance automatiquement.
CRM et nouvelles affaires
Le CRM suit vos opportunités et vos relances, pour que le pipeline ne se vide jamais entre deux gros projets.
L'accompagnement Atalios
Types de projets, taux, modèles de facturation, tableaux de bord de rentabilité : nous configurons Odoo pour votre agence.
Le forfait au doigt mouillé, et comment en sortir
Presque toutes les agences fixent leurs forfaits à l'estime, puis découvrent la marge à la livraison. Le remède n'est pas de facturer au temps passé — les clients n'en veulent pas — mais d'instrumenter le forfait.
- Chiffrez en heures, vendez en forfait. Le devis client affiche un prix ; le projet, lui, porte un budget d'heures. Sans ce budget, aucune alerte n'est possible.
- Posez l'alerte à 70 %. C'est le seuil où il reste du temps pour agir : réduire le périmètre, négocier un avenant, ou décider d'absorber.
- Imputez la sous-traitance au projet. Un free-lance payé 2 000 € sur une mission vendue 8 000 € change entièrement la lecture de la marge.
- Comparez l'estimé au réel, mission par mission, chaque trimestre. Au bout de deux trimestres, vos chiffrages deviennent justes — c'est le seul moyen connu.
Une agence qui ne compare jamais ses heures estimées à ses heures réelles répète les mêmes erreurs de chiffrage pendant des années, en les attribuant à des clients difficiles.
Le ratio à suivre en priorité n'est pas le taux horaire moyen, mais la part des heures saisies qui finissent facturées. Il révèle la présence d'un client sur lequel on travaille gratuitement. Voir les projets et temps et les tableaux de bord.
Questions fréquentes
Comment faire saisir les temps par des créatifs ?
En réduisant la maille : une saisie hebdomadaire à la demi-journée est tenue, une saisie quotidienne au quart d'heure produit des données inventées le vendredi. Et en montrant le bénéfice : les heures servent aussi à justifier un avenant auprès du client, ce qui est un argument qui parle.
Peut-on refacturer des achats et de la sous-traitance ?
Oui, en les rattachant au projet avec un coefficient ou une marge. Le point utile n'est pas la refacturation elle-même, c'est que l'achat apparaisse dans la marge du projet même quand il n'est pas refacturé — sinon la rentabilité affichée est surévaluée.
Odoo gère-t-il les contrats récurrents et les retainers ?
Oui, avec le dépôt communautaire contract : périodicités, quantités variables, revalorisation, facturation automatique. Pour une agence qui vit d'abonnements mensuels, c'est le module à paramétrer en premier.
Une agence est-elle concernée par la facturation électronique ?
Entièrement : sa clientèle est presque exclusivement B2B. Bonne nouvelle, l'adresse de livraison — l'une des quatre nouvelles mentions — n'est pas requise pour une prestation de services pure, ce qui simplifie son paramétrage par rapport à une entreprise qui livre des biens.
En résumé
Projets cadrés, temps mesuré, sous-traitance suivie, facturation souple : Odoo rend la rentabilité d'une agence enfin lisible. Découvrez nos offres ou parlons de votre agence.
