Une entreprise certifiée ISO 9001 tient trois registres : les audits internes, les non-conformités, et les actions correctives et préventives qui en découlent. Dans la plupart des PME, ces trois registres sont trois classeurs Excel, et l'auditeur externe passe sa première matinée à vérifier qu'ils se répondent.
La suite OCA « Management System » met ces trois registres dans Odoo, reliés entre eux, avec le workflow que la norme attend : une non-conformité ne se ferme pas sans évaluation, et pas tant qu'une action du plan reste ouverte.
Résumé
Quatre modules suffisent pour le cœur du dispositif. mgmtsystem est le socle : il crée l'application, cinq groupes de sécurité en cascade et un écran de réglages où l'on active les briques voulues. mgmtsystem_audit tient les audits internes — planification, liste de vérification question par question, points forts, points à améliorer, rapports imprimables, et deux rappels automatiques envoyés 14 et 7 jours avant la date. mgmtsystem_nonconformity tient les non-conformités, avec des étapes configurables et deux contraintes bloquantes qui font le sérieux du dispositif. mgmtsystem_action tient les actions immédiates, correctives, préventives et les opportunités d'amélioration.
Le point d'attention à connaître avant de paramétrer : dans l'écran de réglages du socle, la case Claims est reliée au même champ que Nonconformities — cocher l'une ou l'autre installe le même module.
L'essentiel
- Une application à part entière dans Odoo, avec son menu racine et ses cinq groupes de droits en cascade (chaque niveau hérite du précédent).
- Audits : liste de vérification, auditeurs, audités, points forts et à améliorer, deux rapports PDF, et un assistant qui recopie la checklist d'un audit précédent.
- Non-conformités : étapes Draft → Analysis → Action Plan → In Progress → Closed, avec deux contraintes bloquantes — pas d'avancement sans commentaires de plan d'action, pas de clôture sans évaluation et sans que toutes les actions liées soient terminées.
- Actions : types immédiate / corrective / préventive / amélioration, échéance, étapes, étiquettes, et un rappel automatique 10 jours avant l'échéance.
- Un bouton dans le chatter de n'importe quel document Odoo pour ouvrir les non-conformités qui lui sont rattachées.
- Deux rappels d'audit automatiques (14 et 7 jours avant), mais dont le modèle d'e-mail est commenté dans les données livrées : à vérifier en base.
Ce que ces modules ajoutent à l'instance
| Module | Rôle | Version | Dépend de |
|---|---|---|---|
mgmtsystem | Socle : application, menus, 5 groupes, écran de réglages | 18.0.1.3.0 | base |
mgmtsystem_action | Actions correctives, préventives, immédiates, améliorations | 18.0.1.0.2 | mgmtsystem, mail |
mgmtsystem_nonconformity | Non-conformités et leur workflow | 18.0.1.3.1 | mgmtsystem_action, document_page_procedure |
mgmtsystem_audit | Audits internes et listes de vérification | 18.0.1.3.0 | mgmtsystem_nonconformity, base_automation |
Les quatre sont sous licence AGPL-3, branche 18.0, dépôt OCA management-system. L'ordre des dépendances est à lire attentivement : installer les audits installe aussi les non-conformités et les actions, puisqu'il en dépend en cascade.
La dépendance de la non-conformité à document_page_procedure relie les écarts constatés aux procédures internes — la base documentaire traitée dans la fiche sur le wiki et les procédures internes.
Où le trouver dans Odoo
L'application s'installe avec ses libellés d'origine en anglais : ce qui suit est le relevé des menus tels qu'ils apparaissent sur une instance 18.0 fraîchement installée.
| Menu | Ce qu'on y fait |
|---|---|
| Management System ▸ Management System ▸ Audits | Les audits internes — liste, formulaire, calendrier |
| Management System ▸ Management System ▸ Nonconformities | Les non-conformités, en kanban par étape |
| Management System ▸ Management System ▸ Actions | Les actions, en kanban par étape, filtrées sur les miennes |
| Management System ▸ Configuration ▸ Settings | L'écran où l'on active chaque brique de la suite |
| Management System ▸ Configuration ▸ Systems | Les référentiels — « Qualité ISO 9001 », « Environnement ISO 14001 » |
| Management System ▸ Configuration ▸ Nonconformities ▸ Origins / Causes / Severity / Stages | Les quatre tables de paramétrage des écarts |
| Management System ▸ Reports ▸ Audits / Nonconformities / Actions | Les analyses en tableau croisé et en graphique |
La notion de système est celle à poser en premier : c'est le référentiel auquel chaque audit, chaque écart et chaque action se rattachent. Une entreprise certifiée sur deux normes crée deux systèmes, et ses tableaux de bord se filtrent par norme — ce qui est exactement ce que demande un auditeur externe.
Le workflow des non-conformités, et pourquoi il compte
C'est l'apport le plus structurant de la suite, et il tient à deux contraintes de code que l'utilisateur ne peut pas contourner par l'interface.
- Une non-conformité progresse en cliquant directement sur les étapes d'une barre de statut : Draft → Analysis → Action Plan → In Progress → Closed (ou Cancelled).
- Impossible d'atteindre « In Progress » sans avoir renseigné les commentaires de plan d'action. Le passage est refusé avec un message d'erreur.
- Impossible de clôturer sans commentaires d'évaluation, et sans que toutes les actions liées soient à une étape de fin. Une non-conformité dont une action traîne reste ouverte.
- Au passage en « In Progress », les actions du plan encore à leur étape de départ sont ouvertes automatiquement.
Ces deux contraintes sont la différence entre un registre et un système de management : un registre enregistre les écarts, un système interdit de les déclarer réglés sans preuve.
Côté paramétrage, quatre tables classent les écarts : Origins (d'où vient le signalement — client, audit, production), Causes (la cause racine retenue), Severity (la gravité) et Stages (les étapes elles-mêmes, dont l'état technique est ce qui pilote les contraintes).
Dernier détail d'usage, et le plus utile au quotidien : un bouton est ajouté au chatter de tout document Odoo héritant de la messagerie. Depuis une commande, une livraison, une fiche produit, on ouvre les non-conformités rattachées. L'écart cesse d'être une ligne dans un classeur séparé : il est accroché à la pièce qui l'a produit.
Les audits : la checklist qu'on ne ressaisit pas
Un audit interne se prépare, se déroule et se restitue. Le module suit ces trois temps sur une seule fiche, avec un cycle volontairement court : Open, puis Closed par un bouton qui horodate la clôture et poste un message dans le fil de discussion.
Ce que porte la fiche d'audit
| Onglet | Contenu |
|---|---|
| Auditors | Les auditeurs désignés |
| Auditees | Les audités |
| Verification List | La liste de vérification, question par question |
| Strong Points | Les points forts constatés (texte riche) |
| To Improve Points | Les points à améliorer (texte riche) |
| Improvement Opportunities | Les actions de type « amélioration » liées |
| Nonconformities | Les non-conformités relevées pendant l'audit |
Tous ces champs deviennent non modifiables dès que l'audit est clôturé : la fiche devient la pièce d'archive que l'auditeur externe consultera.
Les deux gains de temps réels
- L'assistant de copie de liste de vérification : il recopie la checklist d'un audit précédent. Il ne copie ni les non-conformités, ni les opportunités, ni les points forts — seulement les questions, ce qui est exactement ce qu'on veut réutiliser.
- Deux rapports imprimables : « Audit report » et « Verification list report », accessibles depuis le bouton Imprimer standard. La liste de vérification s'imprime donc vierge, pour l'audit sur le terrain.
Des compteurs calculés et stockés complètent la fiche : nombre de non-conformités, nombre d'opportunités d'amélioration, nombre de questions, jours depuis la dernière mise à jour, jours jusqu'à la clôture. Ce sont eux qui alimentent l'analyse en tableau croisé — et la revue de direction.
Les actions : le registre qui se tient tout seul, presque
Une action porte un sujet, une priorité, un responsable, une échéance, une étape, des étiquettes, et surtout un type de réponse : action immédiate, corrective, préventive, ou opportunité d'amélioration. C'est la classification que la norme attend.
| Automatisme | Comportement observé |
|---|---|
| Référence | Générée à la création par une séquence dédiée |
| Notification | Un e-mail au responsable à chaque création d'action |
| Date d'ouverture | Renseignée automatiquement au premier changement d'étape |
| Date de clôture | Renseignée automatiquement au passage en étape de fin |
| Retour en arrière | Interdit : une action ouverte ne peut pas revenir en brouillon |
| Couleur de la carte | Déduite du type de réponse — chaque type a sa couleur |
| Relance | Une tâche planifiée quotidienne relance 10 jours avant l'échéance |
Deux champs calculés méritent d'être connus parce qu'ils sont les indicateurs qu'on présentera en revue de direction : le nombre de jours entre création et ouverture, et entre création et clôture. Le premier mesure la réactivité, le second l'efficacité. Les deux sont stockés, donc exploitables en tableau croisé sans calcul supplémentaire.
La contrainte « pas de retour en brouillon » surprend parfois les utilisateurs. Elle est volontaire : une action ouverte qui redevient un brouillon efface la trace du délai de traitement, et c'est précisément ce délai que l'audit vient vérifier.
Limites connues
- La case « Claims » active le module des non-conformités. Dans l'écran de réglages du socle, les deux cases sont reliées au même champ : il n'existe pas de module de réclamations distinct dans ce que livre le socle. Cocher l'une ou l'autre produit le même résultat.
- Les deux rappels d'audit ne sont pas garantis. Les actions automatisées existent (14 et 7 jours avant la date), mais le lien vers le modèle d'e-mail et l'état actif sont commentés dans les données XML livrées : l'envoi réel dépend de la configuration en base. À vérifier, et à activer explicitement si les rappels comptent.
- Deux sous-types de message « Analysis » et « Pending Approval » sont livrés mais inactifs : le code précise qu'ils demandent un développement complémentaire pour fonctionner.
- L'interface reste en anglais : les menus, les étapes et les libellés de la suite ne sont pas traduits en français dans les modules. Sur un dispositif qualité destiné à des opérateurs, la traduction est un chantier à prévoir.
- Installer les audits installe toute la chaîne (non-conformités, actions, et les procédures documentaires), par dépendance. Ce n'est pas un défaut, mais il faut le savoir avant d'annoncer un périmètre.
Les groupes de droits, à poser avant les utilisateurs
La suite livre cinq groupes qui s'impliquent en cascade — chacun hérite du précédent :
| Groupe | Ce qu'il permet |
|---|---|
| Viewer | Lecture seule — le socle de tous les autres |
| User | Créer et rédiger |
| Auditor | Mener les audits, écrire sur les audits et les lignes de vérification |
| Approving User | Approuver — le rôle du responsable qualité |
| Manager | Tous les droits, dont le paramétrage |
Deux précisions tirées du relevé : l'onglet de réglages n'est visible qu'avec le groupe gestionnaire des réglages, et une règle d'enregistrement limite les systèmes à la société courante — en multi-société, chaque entité ne voit que ses référentiels.
L'administrateur est ajouté automatiquement au groupe Manager à l'installation. C'est pratique pour démarrer, et à revoir ensuite : en qualité, qui a approuvé quoi est une question qui se pose devant l'auditeur.
Identité technique
| Module | Dépôt OCA | Version | Licence |
|---|---|---|---|
mgmtsystem | management-system | 18.0.1.3.0 | AGPL-3 |
mgmtsystem_action | management-system | 18.0.1.0.2 | AGPL-3 |
mgmtsystem_nonconformity | management-system | 18.0.1.3.1 | AGPL-3 |
mgmtsystem_audit | management-system | 18.0.1.3.0 | AGPL-3 |
Les quatre figurent dans notre pack industrie (72 modules), au-delà du socle commun. Le dépôt en contient une vingtaine d'autres — environnement, hygiène et sécurité, sécurité de l'information, revues de direction — activables depuis le même écran de réglages.
Questions fréquentes
Cette suite suffit-elle pour une certification ISO 9001 ?
Elle tient les registres que la norme exige — audits internes, non-conformités, actions correctives et préventives, procédures documentaires — et impose un workflow vérifiable. Elle ne remplace ni le manuel qualité, ni l'analyse des risques, ni la revue de direction : le dépôt OCA fournit des modules complémentaires pour ces volets, activables depuis le même écran de réglages.
Peut-on clôturer une non-conformité dont une action reste ouverte ?
Non. Une contrainte de code bloque la clôture tant que les commentaires d'évaluation ne sont pas renseignés et tant que toutes les actions liées ne sont pas à une étape de fin. C'est volontaire : un écart déclaré réglé alors que son plan d'action traîne est exactement ce qu'un audit externe cherche.
Pourquoi la case « Claims » installe-t-elle les non-conformités ?
Parce que les deux cases de l'écran de réglages sont reliées au même champ : le socle ne définit pas de champ distinct pour un module de réclamations. Cocher « Claims » installe donc mgmtsystem_nonconformity. C'est un comportement relevé dans le code, à connaître avant d'annoncer un module de réclamations.
Les rappels avant un audit sont-ils automatiques ?
Deux actions automatisées sont prévues, 14 et 7 jours avant la date d'audit, et les modèles d'e-mail existent. Mais dans les données livrées, le lien vers le modèle et l'état actif sont commentés : l'envoi effectif dépend de la configuration en base. Si les rappels comptent dans votre organisation, il faut les vérifier et les activer.
L'interface est-elle disponible en français ?
Non : les menus, les étapes et les libellés de la suite restent en anglais dans les modules 18.0. Sur un dispositif destiné à des opérateurs plutôt qu'au seul responsable qualité, la traduction des libellés et des étapes est un chantier à prévoir — et à chiffrer.
Se faire accompagner
Un système de management dans l'ERP ne vaut que si les écarts y arrivent. C'est pour cela que le bouton dans le fil de discussion de n'importe quel document compte plus que tous les tableaux de bord : il place la déclaration d'écart là où l'écart se constate, sur la commande ou sur la livraison, et non dans une application que personne n'ouvre.
Nous paramétrons la suite dans cet ordre : les référentiels, les étapes et leurs états techniques, les groupes de droits, puis la traduction des libellés visibles par les opérateurs. Et nous vérifions les deux contraintes bloquantes sur un cas réel avant la mise en service. Voir les prestations d'Atalios Consulting ou demander un rappel.
Pour aller plus loin
- Production : MRP multi-niveaux et nomenclatures
- Base de connaissances et procédures internes
- L'industrie et la production avec Odoo
En résumé
Quatre modules pour trois registres et un workflow qui tient : audits avec checklist réutilisable, non-conformités impossibles à clôturer sans preuve, actions classées et relancées automatiquement. Trois choses à savoir avant de démarrer : la case « Claims » installe les non-conformités, les rappels d'audit demandent une vérification en base, et l'interface est en anglais. Parlons de votre démarche qualité.
