Les ressources humaines d'Odoo Community couvrent l'essentiel : le dossier salarié, les notes de frais, les congés. Quatre manques reviennent dès qu'une PME française les utilise réellement.
Le nom du salarié est un seul champ, impossible à trier. Les avances sur frais n'existent pas. La petite caisse du bureau non plus. Et les jours fériés comptent dans les congés posés.
Résumé
hr_employee_firstname coupe le nom du salarié en prénom et nom, recompose le nom complet selon un ordre configurable, et découpe automatiquement les noms existants à l'installation. hr_expense_advance_clearing ajoute le circuit des avances : une note de frais marquée « avance », payée au salarié, puis des dépenses qui viennent s'imputer sur cette avance, avec calcul du reste à solder et bouton de remboursement du reliquat.
hr_expense_petty_cash crée la notion de détenteur de petite caisse : les dépenses payées par la caisse du bureau génèrent une écriture comptable qui crédite le compte de caisse, et la facture fournisseur du détenteur peut porter une ligne de réapprovisionnement calculée — plafond moins solde. hr_holidays_public retire enfin les jours fériés du décompte des congés, type de congé par type de congé, selon le pays et la région du salarié.
L'essentiel
- Prénom et nom séparés, nom complet recalculé, ordre configurable, et découpage automatique des noms existants à l'installation.
- Avances : produit dédié créé automatiquement, bouton « Clear Advance », montant restant à solder, et bouton de remboursement du reliquat.
- Deux menus d'avances et de dépenses ajoutés sous « Mes rapports », pour ne plus mélanger les deux.
- Petite caisse : un modèle de détenteur, un mode de paiement « Petty Cash », et une écriture comptable au lieu d'une facture fournisseur.
- Contrôles stricts sur une note de frais payée par petite caisse : un seul salarié, un seul détenteur, catégorie obligatoire sur chaque ligne.
- Jours fériés exclus du décompte, par type de congé, selon le pays et la région de l'adresse du salarié — avec repli sur celle de la société.
Ce que ces modules ajoutent à l'instance
| Module | Dépôt OCA | Version | Licence | Dépend de |
|---|---|---|---|---|
hr_employee_firstname | hr | 18.0.1.0.1 | AGPL-3 | hr |
hr_expense_advance_clearing | hr-expense | 18.0.1.1.1 | AGPL-3 | hr_expense |
hr_expense_petty_cash | hr-expense | 18.0.1.2.0 | AGPL-3 | hr_expense |
hr_holidays_public | hr-holidays | 18.0.1.0.8 | AGPL-3 | hr_holidays, calendar_public_holiday |
Les quatre sont indépendants : on installe celui dont le besoin existe. Seul le dernier tire une dépendance notable, calendar_public_holiday, qui porte la table des jours fériés et son assistant de génération annuelle.
Prénom et nom : un champ coupé en deux
Dans Odoo, le nom d'un salarié est un champ unique. Trier par nom de famille, faire un publipostage qui commence par « Bonjour Marie », ou simplement classer un trombinoscope devient impossible dès que la base dépasse la dizaine de personnes.
- Le module ajoute Prénom et Nom sur la fiche salarié, et rend le champ nom complet non modifiable : il devient le résultat du calcul.
- L'ordre de composition se règle dans Paramètres ▸ Paramètres généraux, section dédiée à l'ordre des noms : « Prénom Nom », « Nom Prénom », ou « Nom, Prénom ».
- À l'installation, les noms déjà saisis sont découpés automatiquement — c'est le geste qui évite la reprise manuelle de tout l'effectif.
- Une règle de validation empêche d'enregistrer un salarié sans aucun des deux champs.
- Si le module équivalent côté contacts est installé, le prénom et le nom sont répercutés sur le contact lié — voir identité et adresses des contacts.
Le découpage automatique mérite une vérification après coup : un nom composé, une particule ou un prénom double peuvent tomber du mauvais côté. C'est une relecture d'une heure sur une centaine de salariés, à faire une fois.
Les avances sur frais : le circuit complet
Un commercial part en déplacement avec 800 € d'avance. Il rapporte 640 € de justificatifs. Il doit 160 €. Ce circuit, banal dans toute entreprise avec des itinérants, n'existe pas dans Odoo.
Comment il fonctionne
- Une note de frais est marquée « Employee Advance » : elle utilise un produit dédié, créé automatiquement par le module.
- L'avance est approuvée puis payée au salarié, comme une note de frais normale.
- Au retour, le bouton « Clear Advance » crée la note de frais de régularisation — ou l'on rattache une note existante à l'avance.
- Odoo calcule en continu le montant restant à solder et le reste disponible sur l'avance d'origine.
- Si le salarié doit rendre de l'argent, le bouton « Return Advance » ouvre l'assistant d'enregistrement de paiement standard.
Deux menus sont ajoutés sous « Mes rapports » — Advances et Expenses — pour que le salarié ne mélange pas ses avances et ses notes de frais ordinaires. Et un bouton sur la fiche salarié ouvre ses avances en cours, visible seulement s'il en a.
Les deux réglages sans lesquels rien ne fonctionne
- Sur le produit « Employee Advance » : renseigner un compte comptable de type actif circulant et autoriser le lettrage. Une avance est une créance sur le salarié, pas une charge — c'est tout l'enjeu comptable du module.
- Dans les réglages des dépenses : renseigner le journal d'opérations diverses qui recevra les écritures de régularisation.
Le bouton de remboursement est par ailleurs réservé aux utilisateurs de la comptabilité : un salarié ne solde pas sa propre avance.
La petite caisse : une écriture, pas une facture
La caisse du bureau — celle qui paie le taxi, les timbres, le café de la réunion — est le dernier endroit où une PME tient encore un cahier. Ce module la met dans Odoo sans la transformer en circuit de facturation.
- On crée un détenteur de petite caisse dans Facturation ▸ Comptabilité ▸ Petty Cash, avec son compte comptable et son plafond.
- Sur une dépense ou une note de frais, le mode de paiement « Petty Cash » devient disponible, avec sélection obligatoire du détenteur.
- À la comptabilisation, Odoo génère une écriture comptable — et non une facture fournisseur : elle débite les comptes de charge des dépenses et crédite le compte de caisse du détenteur.
- Sur la facture fournisseur adressée au détenteur, une case « Petty Cash » ajoute une ligne de réapprovisionnement calculée : le plafond moins le solde actuel.
Le module impose trois contrôles sur une note de frais réglée par petite caisse : un seul salarié, un seul détenteur de caisse, et une catégorie obligatoire sur chaque ligne. Ces contraintes paraissent rigides jusqu'au premier rapprochement de caisse : elles sont exactement ce qui rend le solde vérifiable.
Côté droits : accès complet pour la comptabilité, lecture seule pour les autres utilisateurs internes, et une règle qui limite chaque caisse à sa société.
Les jours fériés retirés du décompte des congés
Un salarié pose une semaine qui contient le 1er mai. Sans module, Odoo décompte cinq jours. Le service RH corrige à la main, ou ne corrige pas.
| Mécanisme | Comportement |
|---|---|
| Option par type de congé | « Exclude Public Holidays » se coche type par type — congés payés oui, congé sans solde peut-être pas |
| Détermination du jour férié | Selon le pays et la région de l'adresse du salarié |
| Repli | Si l'adresse du salarié est vide : pays et région de la société |
| Sans salarié sélectionné | Seuls les jours fériés « globaux », sans pays, sont retenus |
| Affichage | Les jours fériés apparaissent comme jours inhabituels dans les calendriers de congés |
| Statut de présence | Un salarié en jour férié le voit refléter sur son avatar |
La deuxième ligne est celle qui décide de la justesse : renseigner l'adresse des salariés n'est plus un détail administratif, c'est ce qui permet à l'Alsace-Moselle d'avoir ses deux jours fériés supplémentaires et à un salarié à l'étranger d'avoir les siens.
Deux menus sont ajoutés dans Congés ▸ Configuration ▸ Public Holidays (OCA) : la liste des jours fériés — globaux, par pays, par région — et un assistant de génération des jours fériés de l'année suivante, réservé au responsable des congés.
Ce dernier assistant est à inscrire dans la routine de décembre, au même titre que l'ouverture des compteurs : sans jours fériés créés pour l'année qui vient, l'exclusion ne s'applique plus, silencieusement.
Limites connues
- Le découpage automatique des noms peut se tromper sur les noms composés et les particules : prévoir une relecture.
- Les avances exigent un paramétrage comptable précis — compte d'actif circulant et lettrage autorisé sur le produit, journal d'opérations diverses dans les réglages. Sans cela, les écritures de régularisation ne passent pas.
- La petite caisse impose un seul salarié et un seul détenteur par note de frais : c'est une contrainte d'usage à expliquer avant la mise en service.
- Les jours fériés doivent être créés chaque année : l'assistant existe, l'oubli est silencieux.
- Le filtrage régional dépend de l'adresse des salariés : une base d'adresses incomplète produit un décompte faux sans erreur visible.
Identité technique
| Module | Dépôt OCA | Version | Licence |
|---|---|---|---|
hr_employee_firstname | hr | 18.0.1.0.1 | AGPL-3 |
hr_expense_advance_clearing | hr-expense | 18.0.1.1.1 | AGPL-3 |
hr_expense_petty_cash | hr-expense | 18.0.1.2.0 | AGPL-3 |
hr_holidays_public | hr-holidays | 18.0.1.0.8 | AGPL-3 |
Les quatre figurent dans notre option finance et RH (69 modules), au-delà du socle commun.
Questions fréquentes
Les noms déjà saisis sont-ils découpés automatiquement ?
Oui : à l'installation, hr_employee_firstname découpe les noms existants en prénom et nom. Le résultat demande une relecture — les noms composés, les particules et les prénoms doubles peuvent tomber du mauvais côté — mais la reprise manuelle de tout l'effectif est évitée.
Comment Odoo suit-il le solde d'une avance sur frais ?
L'avance est une note de frais marquée « Employee Advance », payée au salarié. Les dépenses ultérieures s'imputent dessus via le bouton « Clear Advance » ou par rattachement d'une note existante. Odoo calcule en continu le montant restant à solder et le reste disponible sur l'avance ; le reliquat se rembourse par un bouton dédié, réservé à la comptabilité.
Pourquoi la petite caisse génère-t-elle une écriture et non une facture ?
Parce qu'il n'y a pas de dette fournisseur : l'argent est déjà sorti de la caisse. L'écriture débite les comptes de charge des dépenses et crédite le compte de caisse du détenteur — ce qui laisse le solde de caisse vérifiable à tout moment, qui est le seul intérêt d'une petite caisse dans un ERP.
Les jours fériés régionaux sont-ils gérés ?
Oui : ils sont déterminés selon le pays et la région de l'adresse du salarié, avec repli sur ceux de la société si l'adresse est vide. C'est ce qui permet de traiter l'Alsace-Moselle ou un salarié à l'étranger — à condition que les adresses des salariés soient renseignées, sans quoi le décompte est faux sans erreur visible.
Faut-il créer les jours fériés chaque année ?
Oui, et c'est l'oubli classique. Un assistant Create Next Year Public Holidays, réservé au responsable des congés, génère les jours fériés de l'année suivante. Sans jours fériés créés, l'exclusion du décompte cesse de s'appliquer silencieusement : à inscrire dans la routine de fin d'année.
Se faire accompagner
Les modules RH sont ceux qui se jugent le plus vite : un salarié qui voit ses congés mal décomptés ou son avance oubliée le dit le jour même. L'enjeu n'est pas technique, il est de paramétrage comptable — le compte de l'avance, le journal des régularisations, le compte de caisse — et de données : les adresses des salariés.
Nous cadrons ces quatre modules avec la paie et la comptabilité ensemble, parce que leurs écritures se croisent, et nous inscrivons la génération des jours fériés dans la routine annuelle de l'entreprise. Voir les prestations d'Atalios Consulting ou demander un rappel.
Pour aller plus loin
- Identité, adresses et contacts dans Odoo
- La gestion du personnel avec Odoo
- Projets, rôles et feuilles de temps
En résumé
Un nom enfin triable, un circuit d'avances que l'ERP ignorait, une petite caisse qui produit une écriture plutôt qu'une facture, et des jours fériés retirés du décompte selon la région du salarié. Deux conditions pour que tout cela tienne : le paramétrage comptable des avances, et des adresses de salariés complètes. Parlons de vos processus RH.
