Encaissements, exercices et plan comptable : treize modules de comptabilité

Odoo gère très bien le virement et la carte, et très mal ce qui reste : le chèque qu'on dépose par liasse, les espèces qu'on compte en billets et en rouleaux, l'exercice fiscal décalé, le plan comptable qui change après une réforme.

Treize modules communautaires traitent ces sujets — et terminent le dépôt account-financial-tools.

Résumé

Deux modules traitent les encaissements physiques : un bordereau de remise de chèques générant l'écriture de transfert depuis le compte d'attente, et la gestion des dépôts et commandes d'espèces avec leur composition détaillée — billets, pièces, rouleaux de pièces, et le nombre de chaque unité.

Trois modules traitent le plan comptable : un assistant comparant les comptes et les taxes réellement configurés au modèle d'origine, pour détecter ce qui manque après une réforme fiscale ; une extension rendant modifiable la longueur des codes de compte pendant cette comparaison ; et une colle empêchant la désactivation des taxes du guichet unique européen.

Trois modules traitent les exercices : un type de plage de dates « mois fiscal », la création automatique du prochain exercice pour chaque société, et l'affichage de l'exercice fiscal sur les écritures et leurs lignes.

Cinq modules enfin traitent les liens et les reprises : la référence à la ligne de commande d'achat et à la ligne de commande de vente sur les lignes d'écriture — y compris celles générées par la valorisation des mouvements de stock —, l'import de paie depuis un fichier avec son référentiel de correspondance, les taxes définies au niveau de la catégorie de produit, et un pont affichant un indicateur MIS Builder dans la bannière du tableau de bord comptable.

L'essentiel

• Un bordereau de remise de chèques et son écriture de transfert.
• Des dépôts d'espèces détaillés : billets, pièces, rouleaux.
• Un assistant de comparaison du plan comptable avec son modèle d'origine.
• La création automatique du prochain exercice fiscal.
• L'exercice fiscal affiché sur les écritures et leurs lignes.
• La ligne de commande d'origine sur chaque ligne d'écriture.
• Les taxes définies par catégorie de produit, pas article par article.
• Un import de paie avec référentiel de correspondance.

Ce que ces modules ajoutent à l'instance

Les menus : Facturation ▸ Clients ▸ Remises de chèques, Facturation ▸ Comptabilité ▸ Remises d'espèces et Commandes d'espèces, Facturation ▸ Comptabilité ▸ Payroll Import et Facturation ▸ Configuration ▸ Payroll Mapping avec ses deux sous-menus.

Le chèque et les espèces, que personne ne modélise

Un ERP conçu pour le virement traite un chèque comme un paiement immédiat. Or un chèque reçu n'est pas encaissé : il dort dans un tiroir, part en liasse à la banque, et apparaît sur le relevé deux jours plus tard — en un seul montant global.

account_check_deposit modélise exactement cela : les chèques reçus se regroupent dans un bordereau de remise, et la validation du bordereau génère l'écriture qui transfère les montants du compte d'attente des chèques vers la banque. Le rapprochement bancaire porte alors sur un seul montant, celui du relevé.

account_cash_deposit fait de même pour les espèces, dans les deux sens : les remises d'espèces en banque et les commandes d'espèces auprès de la banque. La composition se déclare précisément — billets, pièces, rouleaux de pièces — avec le nombre de chaque unité.

Le détail n'est pas un luxe : un commerce qui commande de la monnaie la commande par rouleaux, et un dépôt dont la composition est déclarée se contrôle à la réception du bordereau bancaire.

Les encaissements de caisse sont traités dans la caisse Odoo et ses modules OCA, et les effets de commerce dans LCR, CFONB et encaissements français.

Mettre à jour un plan comptable

account_chart_update fournit un assistant qui compare le plan comptable et les taxes réellement configurés dans une société au modèle d'origine, et signale ce qui manque ou a changé. C'est l'outil de la réforme fiscale et de la mise à jour d'une localisation.

Une localisation comptable évolue : un taux change, un compte apparaît, une taxe est remplacée. Une instance installée il y a trois ans ne reçoit rien de tout cela automatiquement, et la découverte se fait au moment où une déclaration ne tombe pas juste.

• account_chart_update_code_digits rend visible et modifiable la longueur des codes de compte pendant la comparaison. Sans cela, l'assistant signale des écarts qui n'en sont pas, dus à une différence de format de code.
• account_chart_update_l10n_eu_oss_oca est une colle technique qui empêche l'assistant de désactiver les taxes du guichet unique européen. Elle s'installe automatiquement quand les deux modules concernés sont présents.

Le second est un bon exemple de la valeur des modules de colle : sans lui, une mise à jour de plan comptable casse silencieusement la configuration de TVA à distance d'une entreprise qui vend dans l'Union.

Les exercices fiscaux

• account_fiscal_month ajoute un type de plage de dates « mois fiscal », en s'appuyant sur le module de plages de dates du dépôt d'ergonomie serveur. C'est une brique : d'autres modules et des rapports s'en servent pour raisonner en mois fiscal plutôt qu'en mois civil.
• account_fiscal_year_auto_create crée automatiquement le prochain exercice fiscal pour chaque société. Le paramétrage est annuel, récurrent et facile à oublier — surtout en multi-société.
• account_move_fiscal_year affiche l'exercice fiscal sur les écritures et sur leurs lignes. Évident quand l'exercice suit l'année civile, indispensable quand il ne la suit pas.

Un exercice décalé — clôture au 30 juin, au 30 septembre — est courant dans l'agriculture, la distribution saisonnière et les filiales de groupes étrangers. Sans ces modules, chaque analyse demande un calcul mental.

Relier l'écriture à son origine

account_move_line_purchase_info ajoute la référence à la ligne de commande d'achat sur les lignes d'écriture : lignes de facture fournisseur, mais aussi lignes générées par la valorisation comptable des mouvements de stock. account_move_line_sale_info fait de même pour la ligne de commande de vente.

C'est le chaînon manquant d'une analyse de marge : sans lui, une écriture de valorisation de stock ne dit pas de quelle commande elle vient, et l'écart entre le coût prévu et le coût réel ne se remonte pas à la ligne.

Le premier est aussi la dépendance du module de lettrage des comptes de transit de stock, traité avec les contrôles d'écriture.

• account_payroll_sheet_import importe la paie depuis un fichier et génère les écritures correspondantes, avec un référentiel de correspondance — lignes de paie vers comptes — sous Facturation ▸ Configuration ▸ Payroll Mapping. C'est la réponse au cas français le plus fréquent : la paie est externalisée, et le journal arrive en fichier.
• product_category_tax permet de configurer les taxes de vente et d'achat au niveau de la catégorie de produit, plutôt qu'article par article. Sur un catalogue de plusieurs milliers de références partageant des règles de taxation par famille, c'est la seule approche tenable.
• account_dashboard_banner_mis_builder est un pont : il permet d'afficher n'importe quel indicateur défini dans MIS Builder dans la bannière du tableau de bord comptable.

Limites connues

• account_chart_update compare, il ne décide pas : la mise à jour du plan comptable reste un acte comptable, à valider avec l'expert-comptable.
• L'assistant de comparaison peut désactiver des taxes : c'est précisément ce que la colle du guichet unique européen empêche pour un cas. Les autres cas particuliers sont à vérifier avant d'appliquer.
• account_fiscal_month dépend du module de plages de dates (date_range, dépôt server-ux) : une brique de plus à installer.
• account_fiscal_year_auto_create suppose account_fiscal_year installé et paramétré correctement pour la première année.
• account_payroll_sheet_import dépend du module de ressources humaines : il ne remplace pas un logiciel de paie et n'en calcule rien.
• product_category_tax dépend de product_category_product_link : une brique du dépôt des attributs de produit.
• account_dashboard_banner_mis_builder exige MIS Builder et le module de bannière, donc deux dépendances externes au dépôt.

Identité technique

Les treize modules viennent du dépôt OCA account-financial-tools, branche 18.0 — dont les 41 modules sont désormais tous documentés ici —, tous en licence AGPL-3. Les dépendances externes au dépôt : date_range, l10n_eu_oss_oca, mis_builder, purchase_stock, sale_stock, hr, product_category_product_link, base_view_inheritance_extension.

Les deux autres fiches du dépôt : immobilisations, emprunts et charges étalées et verrouiller et contrôler les écritures.

Questions fréquentes

Comment gérer une remise de chèques dans Odoo ?

account_check_deposit regroupe les chèques reçus dans un bordereau de remise ; sa validation génère l'écriture transférant les montants du compte d'attente vers la banque. Le rapprochement bancaire porte alors sur le montant global du relevé, et non sur chaque chèque.

Peut-on déclarer la composition d'un dépôt d'espèces ?

Oui : account_cash_deposit gère les remises et les commandes d'espèces, avec leur composition détaillée — billets, pièces, rouleaux de pièces et le nombre de chaque unité. Un commerce commande sa monnaie par rouleaux, et un dépôt déclaré se contrôle à réception du bordereau bancaire.

Comment mettre à jour un plan comptable après une réforme fiscale ?

account_chart_update compare les comptes et les taxes réellement configurés au modèle d'origine et signale les écarts. Une instance installée il y a trois ans ne reçoit rien automatiquement — la découverte se fait sinon quand une déclaration ne tombe pas juste. La décision reste comptable.

Odoo gère-t-il un exercice fiscal décalé ?

Avec account_fiscal_year, oui ; trois modules le rendent utilisable : account_move_fiscal_year affiche l'exercice sur les écritures et leurs lignes, account_fiscal_year_auto_create crée le suivant automatiquement, et account_fiscal_month fournit un type de plage « mois fiscal ». Courant en agriculture et dans les filiales de groupes étrangers.

Comment retrouver la commande à l'origine d'une écriture de stock ?

account_move_line_purchase_info et account_move_line_sale_info ajoutent la référence à la ligne de commande d'achat ou de vente sur les lignes d'écriture, y compris celles générées par la valorisation des mouvements de stock. C'est le chaînon manquant d'une analyse de marge à la ligne.

Se faire accompagner

Le chèque et les espèces sont les flux qu'aucun éditeur ne soigne et que beaucoup de PME françaises manipulent encore tous les jours. Les traiter correctement — bordereau, compte d'attente, composition déclarée — supprime la moitié des écarts de rapprochement bancaire.

Nous paramétrons donc ces flux avant de parler de tableaux de bord, et nous vérifions l'état du plan comptable d'une instance existante avant toute reprise : c'est là que se cachent les surprises de clôture. Voir les prestations d'Atalios Consulting ou demander un rappel.

Pour aller plus loin

• Verrouiller et contrôler les écritures comptables
• Immobilisations, emprunts et charges étalées

En résumé

Ce qu'Odoo gère mal parce qu'il est conçu pour le virement : le chèque déposé en liasse, les espèces comptées en rouleaux, l'exercice décalé, le plan comptable qui change après une réforme. Et le chaînon manquant d'une analyse de marge : la commande d'origine sur chaque écriture. Parlons de vos encaissements.