Activités, abonnés et notifications : qui reçoit quoi dans Odoo

Deux mécanismes gouvernent la vie sociale d'un document Odoo : les activités — ce qu'il reste à faire, et par qui — et les abonnés — qui est prévenu quand il se passe quelque chose. Mal réglés, le premier ne produit rien et le second produit trop.

Quatorze modules communautaires reprennent ces deux mécanismes en main.

Résumé

Six modules traitent les activités : l'assignation à une équipe avec son responsable et ses membres, des rappels avant échéance paramétrés par type d'activité, des tableaux d'activités et un tableau de bord dédié, la conservation des activités terminées réglée par type, et des filtres de domaine sur les plans d'activité.

Huit modules traitent les abonnés et les notifications : l'abonnement automatique des contacts aux documents de leur société, le choix d'ajouter ou non les destinataires comme abonnés au moment d'écrire, le choix de notifier ou non les abonnés, l'affichage des abonnés en copie dans le message envoyé, la restriction par domaine des abonnés sélectionnables, le forçage de la notification par e-mail, la suppression de la notification d'assignation, et les destinataires suggérés décochés par défaut.

L'essentiel

• Les activités assignées à une équipe, pas seulement à une personne.
• Des rappels avant échéance, réglés par type d'activité.
• Un compteur d'activités manquantes par équipe.
• L'abonnement automatique des contacts aux documents de leur société.
• Les abonnés sélectionnables restreints par domaine.
• Les destinataires suggérés décochés par défaut — pour arrêter d'écrire au client par accident.
• Les activités terminées conservées ou purgées, au choix par type.
• Un tableau de bord des activités dans Tableaux de bord.

Ce que ces modules ajoutent à l'instance

Les menus : Paramètres ▸ Technique ▸ Activités ▸ Equipes d'activité, Paramètres ▸ Technique ▸ Automatisation ▸ Modèles avec abonnement automatique, Tableaux de bord ▸ Activités.

Les activités : par équipe, avec rappel

Une activité Odoo est assignée à une personne. Si cette personne est en congé, l'activité attend ; si elle quitte l'entreprise, l'activité disparaît dans un compte désactivé. C'est le défaut structurel du mécanisme dans une PME, où personne n'a de remplaçant désigné.

mail_activity_team crée un modèle équipe d'activité avec ses membres, son responsable, les modèles de données sur lesquels elle intervient, un réglage de notification des membres et un compteur d'activités manquantes. L'activité porte alors une équipe et, facultativement, un utilisateur d'équipe.

L'équipe se propage aux endroits où les activités se créent : les gabarits de plan d'activité — avec un type d'assignation et une équipe requise ou non —, l'assistant de planification, les actions serveur et les actions planifiées.

mail_activity_reminder ajoute aux types d'activité un champ rappels et, sur l'activité, une échéance, un dernier rappel et un prochain rappel. Un rappel avant échéance change la nature de l'outil : sans lui, une activité se découvre en retard.

• mail_activity_board ajoute des vues de type tableau sur les activités : on les regarde comme un travail en cours, pas comme une liste.
• mail_activity_dashboard ajoute un tableau de bord dédié sous Tableaux de bord ▸ Activités, en s'appuyant sur le moteur de tableur.
• mail_activity_done ajoute keep_done sur le type d'activité : conserver ou purger les activités terminées, type par type. Seul module LGPL-3 du lot.
• mail_activity_plan_domain applique des filtres de domaine aux plans d'activité : un plan d'intégration de nouvel employé ne doit pas s'appliquer à un fournisseur.

Les abonnés : trop, ou pas assez

Ajouter automatiquement

mail_autosubscribe crée un référentiel de modèles à abonnement automatique : les contacts d'une société sont abonnés aux documents de cette société. Un champ sur le modèle de courriel permet d'utiliser ou non ces abonnés automatiques.

C'est le besoin du B2B : une commande passée par un acheteur doit être visible du responsable achats et de la comptabilité, sans que personne ne pense à les ajouter.

Reprendre le contrôle

Le mécanisme par défaut d'Odoo ajoute comme abonné toute personne à qui l'on écrit. Au bout de six mois, une facture a onze abonnés, dont trois clients, et chaque note interne leur part par e-mail. C'est la fuite d'information la plus banale d'un ERP.

• mail_suggested_recipient_unchecked décoche par défaut les destinataires suggérés dans la fenêtre d'envoi. Le geste devient volontaire — et l'on cesse d'écrire au client en croyant écrire à l'équipe.
• mail_optional_autofollow ajoute le choix d'abonner ou non les nouveaux destinataires au moment d'écrire.
• mail_optional_follower_notification ajoute le choix de notifier ou non les abonnés à l'envoi.
• mail_restrict_follower_selection limite par domaine les contacts sélectionnables comme abonnés : par exemple les seuls employés, sur les documents internes.
• mail_no_user_assign_notification supprime la notification d'assignation, celle qui prévient un utilisateur qu'un document lui est attribué — bruit pur quand l'attribution est automatique et massive.

Deux modules de forme

mail_show_follower affiche les abonnés du document en copie du message envoyé : le destinataire voit qui d'autre est au courant, ce qui est l'usage normal d'un échange professionnel.

mail_force_email_notification permet de forcer la notification par e-mail via une clé de contexte, quand le réglage de l'utilisateur voudrait une simple notification dans Odoo. Utile sur un flux où l'on ne peut pas se permettre que le message ne soit pas vu.

Limites connues

• mail_activity_team ajoute un champ libellé « test field » sur tous les modèles porteurs d'activités : le relevé le montre sur plus de trente modèles. Le défaut est cosmétique mais visible dans les outils d'administration.
• Trois modules ont un README minimal : mail_activity_done, mail_no_user_assign_notification et mail_suggested_recipient_unchecked. Le premier a un champ relevé ; les deux autres n'en ajoutent aucun et modifient le comportement.
• mail_activity_dashboard dépend du moteur de tableur (spreadsheet_dashboard), donc d'une brique lourde pour un tableau de bord.
• L'abonnement automatique peut élargir l'accès : un contact abonné à un document le voit dans le portail s'il y a accès.
• La restriction par domaine n'est pas une sécurité : elle restreint la sélection dans l'interface, pas les écritures par script ou import.
• Décocher les destinataires suggérés change une habitude : prévenir les équipes, faute de quoi des réponses clients cesseront de partir.

Identité technique

Les quatorze modules viennent du dépôt OCA mail, branche 18.0, en licence AGPL-3 — sauf mail_activity_done, en LGPL-3. Les dépendances notables : calendar pour les tableaux d'activités, spreadsheet_dashboard pour le tableau de bord, web pour les équipes d'activité.

Voir aussi savoir si vos e-mails arrivent pour la délivrabilité, et les circuits de validation quand l'activité doit devenir un visa.

Questions fréquentes

Peut-on assigner une activité à une équipe plutôt qu'à une personne ?

Oui : mail_activity_team crée un modèle équipe d'activité — membres, responsable, modèles concernés — et porte l'équipe sur l'activité, les plans, l'assistant de planification et les actions serveur. C'est la réponse au défaut structurel du mécanisme : une activité assignée à un absent attend.

Comment éviter d'écrire au client par accident depuis une facture ?

mail_suggested_recipient_unchecked décoche par défaut les destinataires suggérés dans la fenêtre d'envoi : écrire au client devient un geste volontaire. Prévenez les équipes avant de l'installer, sinon des réponses légitimes cesseront de partir.

Pourquoi une facture finit-elle avec onze abonnés ?

Parce qu'Odoo abonne par défaut toute personne à qui l'on écrit. Trois modules corrigent cela : mail_optional_autofollow (choisir d'abonner ou non), mail_restrict_follower_selection (limiter par domaine les abonnés sélectionnables) et mail_optional_follower_notification (choisir de notifier ou non).

Odoo peut-il rappeler une activité avant son échéance ?

Pas en standard. mail_activity_reminder ajoute un champ rappels sur le type d'activité, ainsi qu'une échéance et un prochain rappel sur l'activité. Sans lui, une activité se découvre en retard — ce qui change la nature de l'outil.

Peut-on abonner automatiquement les contacts d'une société à ses documents ?

Oui, avec mail_autosubscribe et son référentiel de modèles à abonnement automatique. C'est le besoin du B2B : une commande passée par un acheteur reste visible du responsable achats et de la comptabilité. Attention, un contact abonné voit le document dans le portail s'il y a accès.

Se faire accompagner

Les activités et les abonnés sont les deux réglages qu'on ne touche jamais et qui décident de l'adoption d'un ERP. Trop de notifications et les équipes filtrent tout ; pas assez et les relances se perdent. Entre les deux, une facture avec trois clients en abonné et des notes internes qui leur partent.

Nous réglons donc ces deux mécanismes à l'installation, avant les premières données : équipes d'activité, rappels, domaine d'abonnés autorisés, destinataires suggérés décochés. C'est invisible et c'est ce qui fait qu'un ERP reste utilisé. Voir les prestations d'Atalios Consulting ou demander un rappel.

Pour aller plus loin

• Savoir si vos e-mails Odoo arrivent
• Circuits de validation avec base_tier_validation

En résumé

Les deux réglages qu'on ne touche jamais et qui décident de l'adoption d'un ERP : à qui une activité est assignée — une équipe, pas un absent — et qui reçoit les notifications d'un document. Avec rappels avant échéance et destinataires suggérés décochés. Parlons de votre paramétrage.