On présente la réforme comme un changement de tuyau : le même document, transmis autrement. C'est inexact. Le document change aussi, par quatre mentions dont trois sont nouvelles pour la plupart des PME.
Elles ne sont pas décoratives : ce sont des données que la plateforme contrôle, et dont l'absence déclenche un rejet technique.
L'essentiel
- SIREN du client : obligatoire sur toute facture B2B domestique. Il sert de clé de routage, pas seulement d'identification.
- Adresse de livraison : uniquement si elle diffère de l'adresse de facturation, et sans objet pour une prestation de services pure.
- Catégorie de l'opération : trois valeurs — livraison de biens, prestation de services, opération mixte.
- Option TVA sur les débits : à mentionner si vous avez opté pour ce régime.
- Elles s'ajoutent aux mentions déjà obligatoires : rien n'est supprimé.
Les quatre mentions, et quand chacune s'applique
| Mention | S'applique | Ne s'applique pas |
|---|---|---|
| SIREN du client | Toute facture B2B domestique | Ventes aux particuliers (e-reporting) |
| Adresse de livraison | Livraison de biens à une adresse différente | Prestation de services pure ; adresse identique |
| Catégorie de l'opération | Toujours | — |
| Option TVA sur les débits | Si vous avez opté pour ce régime | Si vous êtes à la TVA sur les encaissements |
La deuxième mention est celle qui crée le plus de confusion. Elle n'est pas requise lorsque l'opération est exclusivement une prestation de services, ni lorsque l'adresse de livraison est identique à l'adresse de facturation. Une agence, un cabinet ou un bureau d'études n'a donc, en pratique, rien à ajouter de ce côté.
À l'inverse, un négoce qui livre sur des chantiers ou des dépôts différents de l'adresse de facturation doit la porter — et cela suppose que son outil la connaisse, ce qui n'est pas acquis dans un fichier clients ancien.
Le SIREN n'est plus une mention administrative
C'est le changement de nature le plus important. Jusqu'ici, le SIREN d'un client sur une facture était une politesse administrative, souvent absente sans conséquence.
Depuis la réforme, ce numéro à neuf chiffres est la clé de routage technique : c'est lui qui permet à votre plateforme d'interroger l'annuaire national et de trouver par où joindre votre client. Un SIREN absent ou faux ne produit pas une facture imparfaite, il produit une facture qui n'arrive pas.
La conséquence pratique est la même pour toutes les entreprises : avant de penser aux formats et aux plateformes, il faut compter ses fiches clients sans SIREN. C'est le vrai calendrier du projet.
Nous détaillons ce chantier et son ordre de traitement dans l'article consacré à l'annuaire.
La catégorie de l'opération : un champ, trois valeurs
La mention est simple, et c'est son caractère systématique qui la rend piégeuse : elle s'applique toujours, et elle doit être juste.
- Livraison de biens : vente de marchandises, de produits finis, de pièces.
- Prestation de services : conseil, maintenance, travaux immatériels, abonnement.
- Opération mixte : les deux sur la même facture — le cas le plus fréquent, et le plus souvent mal renseigné.
Le cas mixte concerne énormément d'entreprises sans qu'elles y pensent : un garage qui facture des pièces et de la main-d'œuvre, un menuisier qui facture une fabrication et sa pose, un installateur qui facture du matériel et son paramétrage.
Dans un outil de gestion correctement paramétré, la catégorie se déduit de la nature des lignes de la facture. Dans un outil approximatif, elle se saisit à la main — et elle se saisit mal.
Ce que coûte une mention manquante
Une facture incomplète n'est pas acceptée avec une réserve : elle est rejetée par la plateforme, avec un motif technique, avant d'atteindre votre client. Le coût n'est donc pas fiscal dans un premier temps, il est opérationnel.
- La facture n'arrive pas chez votre client.
- Elle n'entre donc pas dans son cycle de validation, et son délai de paiement ne commence pas à courir.
- Vous l'apprenez quand quelqu'un regarde les rejets — d'où l'importance d'avoir désigné cette personne.
- Vous corrigez, vous redéposez, et vous avez perdu le temps écoulé.
Si le rejet n'est jamais regardé, la facture reste en suspens dans vos comptes et impayée dans votre trésorerie. C'est le scénario coûteux, et il est entièrement évitable.
S'y ajoute, en cas de non-conformité persistante, le régime de sanctions prévu par les textes. Nous en détaillons les montants — et ce qui est contesté entre sources — dans ce que risque réellement une entreprise non conforme.
Comment vérifier, en dix minutes
Un contrôle tenable tout de suite, sans outil : imprimez une facture réelle, récente, adressée à une entreprise, et cherchez les quatre mentions une par une.
- Le SIREN du client y figure-t-il, et correspond-il bien à l'entité facturée ?
- Si vous livrez des biens à une autre adresse, cette adresse y est-elle ?
- La catégorie de l'opération y est-elle, et est-elle juste pour cette facture précise ?
- Si vous êtes à la TVA sur les débits, la mention y est-elle ?
Faites-le sur trois factures de nature différente — une vente de biens, une prestation, une facture mixte. Les écarts apparaissent toujours sur la troisième.
Questions fréquentes
Ces mentions remplacent-elles les mentions déjà obligatoires ?
Non, elles s'y ajoutent. Numéro de facture, dates, identité des parties, numéro de TVA intracommunautaire, détail des lignes, taux et montants de TVA, conditions de règlement et pénalités de retard restent exigés. La réforme n'allège rien, elle complète.
L'adresse de livraison est-elle obligatoire pour une prestation de services ?
Non. Elle n'est pas requise lorsque l'opération est exclusivement une prestation de services, ni lorsque l'adresse de livraison est identique à l'adresse de facturation. Les sociétés de conseil, agences et cabinets ne sont donc pas concernés par cette mention en pratique.
Que mettre comme catégorie pour une facture mixte ?
La valeur « opération mixte », qui existe précisément pour ce cas : biens et services sur la même facture. C'est la situation d'un garage, d'un installateur ou d'un menuisier qui pose ce qu'il fabrique, et elle est beaucoup plus fréquente qu'on ne le croit.
Qui vérifie que ces mentions sont présentes ?
La plateforme agréée, au moment du dépôt : c'est elle qui contrôle la conformité du fichier et rejette la facture si une mention manque. Un bon outil de gestion effectue le contrôle en amont, à la validation de la facture, pour éviter d'avoir à corriger une pièce déjà comptabilisée.
Et pour mes factures à des particuliers ?
Elles ne relèvent pas de la facture électronique B2B mais de l'e-reporting, qui porte sur des données de transaction transmises de façon agrégée. Ces quatre mentions ne s'y appliquent pas, mais la réception des factures de vos fournisseurs, elle, s'applique à vous comme à tout le monde.
Pour aller plus loin
- L'annuaire et les SIREN : le chantier à mener en premier
- Le guide complet de la réforme pour une PME
- Ce qu'Odoo contrôle à la validation d'une facture
En résumé
Quatre mentions : SIREN du client — devenu clé de routage —, adresse de livraison si elle diffère et s'il y a des biens, catégorie de l'opération toujours, option TVA sur les débits le cas échéant. La vérification tient en dix minutes sur trois factures réelles, et elle vous épargnera des rejets. Faisons le point sur vos factures.
