Un PDF envoyé par e-mail n’est pas une facture électronique au sens de la réforme. La loi impose un format structuré, c’est-à-dire des données que la machine peut lire sans ressaisie. Trois formats sont au programme : Factur-X, UBL et CII. Voici ce qui les distingue.
L'essentiel
- EN 16931 est la norme européenne de facturation électronique : c'est le socle sémantique commun aux trois formats.
- Factur-X : un PDF/A-3 lisible par un humain, avec un XML CII embarqué dans le fichier. Le plus confortable pour une PME, car il reste « une facture qu'on peut ouvrir ».
- UBL 2.1 : XML pur, très répandu dans les échanges européens et les marchés publics.
- CII (UN/CEFACT) : XML pur également, orienté grands comptes et EDI historique.
- Votre plateforme agréée convertit d'un format à l'autre : le format de sortie de votre logiciel n'enferme pas votre client.
Le socle commun : la norme EN 16931
Tous reposent sur la norme européenne EN 16931, complétée en France par le CIUS-FR. Cette norme définit quelles données une facture doit contenir et comment les structurer. Peu importe le format choisi : tant qu’il respecte EN 16931, la facture est conforme et interopérable dans toute l’UE.
Factur-X : le meilleur des deux mondes
Factur-X est un fichier PDF/A-3 qui embarque, en pièce jointe, un fichier XML de données structurées. Résultat :
- un humain ouvre le PDF et voit une facture normale ;
- une machine lit le XML et intègre les données automatiquement.
C’est le format le plus apprécié des PME car il ne bouscule pas les habitudes : la facture reste « lisible » tout en étant exploitable.
UBL et CII : le tout-structuré
UBL 2.1 et CII sont des formats purement XML (sans PDF lisible intégré). Ils sont très répandus dans les échanges B2B et l’EDI, notamment avec les grands donneurs d’ordre et à l’international.
- UBL (Universal Business Language) : standard OASIS très répandu.
- CII (Cross Industry Invoice) : standard UN/CEFACT, fréquent dans l’industrie.
Le bon format dépend de vos partenaires. L’important n’est pas de choisir « le meilleur », mais d’être capable d’émettre et recevoir les trois selon l’interlocuteur.
Pourquoi vous n’avez pas à choisir vous-même
Gérer trois formats à la main serait un cauchemar. C’est tout l’intérêt d’un ERP : votre Odoo, une fois paramétré, génère automatiquement le bon format à l’émission et décode celui que vous recevez. Vous continuez à facturer comme avant ; la conversion est invisible.
Atalios configure cette mécanique de bout en bout et la connecte à une PDP agréée. Pour comprendre le rôle des plateformes, voyez notre article « PDP, PPF, OD : qui fait quoi ? ».
Lequel choisir quand on est une PME
La réponse honnête : dans la plupart des cas, vous n'avez pas à choisir, et c'est une bonne nouvelle. Votre plateforme agréée convertit. Le vrai arbitrage porte sur ce que vous archivez et relisez.
| Format | Lisible sans outil ? | Terrain habituel | À retenir |
|---|---|---|---|
| Factur-X | Oui — c'est un PDF | PME, relations fournisseurs | Le PDF et les données dans un seul fichier : rien à réconcilier |
| UBL 2.1 | Non | Europe, secteur public | Format de référence pour les échanges transfrontaliers |
| CII | Non | Grands comptes, EDI | Souvent imposé par un client donneur d'ordre |
Un conseil qui vaut pour toutes les tailles d'entreprise : archivez le Factur-X même si vous transmettez en UBL. Le jour d'un contrôle ou d'un litige, un fichier qu'on ouvre d'un double-clic vaut beaucoup mieux qu'un XML qu'il faut faire lire par un outil.
Côté Odoo, la génération des trois formats repose sur le socle communautaire conforme EN 16931 ; le choix se fait par société, et se change sans toucher aux factures déjà émises. Voir ce qu'Odoo couvre nativement.
Questions fréquentes
Factur-X est-il un vrai PDF ?
Oui, un PDF/A-3 — un PDF normalisé pour l'archivage, autorisé à contenir des pièces jointes. L'XML CII est embarqué dedans. Vous l'ouvrez dans n'importe quel lecteur, votre comptabilité en lit les données, et il n'existe qu'un seul fichier à archiver.
Que se passe-t-il si mon client veut de l'UBL et moi du Factur-X ?
Rien de particulier : c'est le travail des plateformes agréées. La vôtre transmet dans le format attendu par celle de votre client, en préservant les données puisque les trois formats partagent la sémantique EN 16931. Ni vous ni votre client n'avez à vous aligner.
Le format change-t-il quelque chose à ma comptabilité ?
Non. Les données comptables — identifiants, lignes, taxes, totaux, références — sont les mêmes. Ce qui change votre comptabilité, c'est l'automatisation que permet un format structuré : une facture fournisseur reçue en Factur-X se transforme en écriture sans ressaisie.
Dois-je archiver le XML, le PDF, ou les deux ?
Les deux représentations de la même facture doivent rester cohérentes et accessibles pendant la durée légale de conservation. C'est précisément l'argument de Factur-X : un seul fichier contient le lisible et le structuré, donc aucun risque de voir les deux diverger.
En résumé
EN 16931 est le socle ; Factur-X (PDF + XML), UBL et CII en sont les déclinaisons. Une PME conforme doit pouvoir jongler avec les trois — ce que fait un ERP bien configuré. Demandez un point sur votre situation.
