On lit parfois que la réforme impose 36 statuts. C'est faux, et la confusion vient de ce que la norme AFNOR en définit une liste longue, dont seuls quatre sont obligatoires. Les autres circulent entre les plateformes qui ont choisi de les échanger.
Cette distinction n'est pas un détail de spécification : elle détermine ce que vous saurez, et ne saurez pas, de la vie d'une facture envoyée.
L'essentiel
- Déposée (200) : votre plateforme a accepté la facture et l'a horodatée. Elle ne prouve pas que votre client l'a reçue.
- Rejetée (213) : anomalie technique — mention manquante, format invalide, destinataire introuvable. À corriger et redéposer.
- Refusée (210) : décision de l'acheteur, qui refuse la facture dans son intégralité. Définitive : il faut un avoir.
- Encaissée (212) : vous signalez un encaissement. Peut être apposée plusieurs fois en cas de paiements partiels.
- Les statuts circulent au format CDAR sous 24 heures, et seule une plateforme agréée peut les gérer depuis le recentrage du portail public en octobre 2024.
Les quatre statuts, et ce qu'ils ne disent pas
| Statut | Code | Qui l'émet | Ce qu'il ne signifie pas |
|---|---|---|---|
| Déposée | 200 | Votre plateforme | Pas que votre client l'a reçue, ni qu'elle sera payée |
| Rejetée | 213 | Une plateforme (contrôle technique) | Pas un désaccord commercial |
| Refusée | 210 | Votre client | Pas une erreur à corriger : c'est définitif |
| Encaissée | 212 | Vous | Pas nécessairement un paiement intégral |
La colonne de droite est celle qui évite les malentendus coûteux. « Déposée » est le statut le plus rassurant et le plus trompeur : il atteste que votre plateforme a accepté la facture, pas qu'elle est arrivée à destination. Entre les deux, il peut y avoir une erreur de routage.
Inversement, « rejetée » n'est pas une mauvaise nouvelle commerciale : c'est une donnée fausse quelque part chez vous. Une facture correctement constituée n'est pas rejetée.
Rejetée ou refusée : la confusion la plus répandue
Les deux mots se ressemblent, les conséquences n'ont rien à voir. Même des articles spécialisés inversent les deux définitions, ce qui vaut d'être vérifié systématiquement à la source.
- Rejetée : une plateforme a refusé la facture pour un motif technique. La facture n'a jamais été valablement reçue. Vous corrigez et vous redéposez : c'est la même facture.
- Refusée : votre client refuse la facture dans son intégralité, pour un motif commercial. Le refus est définitif. Vous ne pouvez pas « corriger » : vous émettez un avoir, puis une nouvelle facture.
Le test qui tranche : si le motif parle de format, de mention ou d'annuaire, c'est un rejet. S'il parle de prestation, de quantité ou de prix, c'est un refus.
Dans Odoo, le refus d'une facture peut déclencher automatiquement la création d'un avoir marqué comme interne, ce qui évite d'oublier la contrepartie comptable. Voir ce qui est natif dans Odoo.
Ce que les statuts changent à vos relances
C'est l'apport de la réforme auquel personne ne s'attendait, et le plus utile au quotidien : vous savez où en est votre facture. Avant, une facture non payée posait une question insoluble — est-elle arrivée, a-t-elle été contestée, ou le client tarde-t-il simplement ?
| Dernier statut connu | Ce que vous relancez | Ton de la relance |
|---|---|---|
| Déposée, rien depuis | Le routage | Technique : vérifier l'annuaire avant d'accuser le client |
| Rejetée | Vous-même | Aucune relance : corrigez et redéposez |
| Prise en charge, approuvée | Le paiement | Commercial : la facture est reconnue, c'est un retard |
| En litige, suspendue | Le désaccord | Commercial : traiter le motif, pas la créance |
| Refusée | Rien | Émettre un avoir, puis rediscuter |
Le gain de trésorerie vient de la troisième ligne. Une facture approuvée par le client est une créance reconnue : la relance n'a plus à argumenter, elle n'a plus qu'à réclamer. C'est une position bien plus solide, y compris en cas de recouvrement contentieux.
Les statuts recommandés — prise en charge, approuvée, en litige, paiement transmis — ne sont pas obligatoires, mais ils sont ceux qui apportent cette visibilité. C'est un point à vérifier avec votre plateforme : les échange-t-elle ? Voir aussi l'automatisation des relances.
Le statut « encaissée » et la TVA sur les encaissements
C'est le statut dont la portée est la plus discutée entre sources. Il s'appuie sur l'article 290 A du code général des impôts, et il sert notamment au pré-remplissage de votre déclaration de TVA.
Certaines sources le présentent comme obligatoire uniquement si votre entreprise est à la TVA sur les encaissements ; d'autres le donnent comme obligatoire sans restriction. Nous ne trancherons pas ici : c'est un point à confirmer avec votre expert-comptable ou la fiche DGFiP correspondante.
Ce qui est certain, en revanche : il peut être apposé plusieurs fois sur une même facture, en cas d'encaissements partiels successifs. Si vous pratiquez les acomptes ou les paiements échelonnés, c'est un comportement à connaître avant de s'étonner de voir plusieurs événements sur une seule facture.
Où vérifier, quand une source vous contredit
La plupart des articles disponibles en ligne sur ce sujet sont écrits par des éditeurs de logiciels, et leurs formulations divergent. Trois références font foi :
- la fiche DGFiP consacrée à la réforme et au cycle de vie,
- les spécifications externes B2B publiées par la DGFiP,
- la norme AFNOR XP Z12-012, qui définit la liste normalisée des statuts.
Pour toute décision de conformité — et en particulier sur la portée du statut « encaissée » — ce sont ces documents qu'il faut lire, et non un article de blog. Y compris celui-ci.
Questions fréquentes
La réforme impose-t-elle 36 statuts ?
Non. La norme AFNOR définit une liste longue de statuts normalisés, mais seuls quatre sont obligatoires : déposée, rejetée, refusée et encaissée. Les autres sont recommandés et circulent entre les plateformes qui ont choisi de les échanger — un point à vérifier avec la vôtre.
Le statut « déposée » prouve-t-il que mon client a reçu la facture ?
Non, et c'est le malentendu le plus coûteux. « Déposée » signifie que votre plateforme a contrôlé la facture, l'a jugée conforme et l'a horodatée. Elle ne dit rien de la réception par la plateforme de votre client. Si rien ne suit un dépôt, vérifiez le routage avant de relancer le client.
Que faire d'une facture refusée ?
Émettre un avoir : le refus est définitif, la facture ne se corrige pas. Vous traitez ensuite le motif du refus avec votre client, et vous émettez une nouvelle facture si l'opération est confirmée. Odoo peut créer l'avoir automatiquement à la réception de l'événement de refus.
Dans quel délai les statuts circulent-ils ?
Ils sont transmis au format CDAR dans un délai de 24 heures. En pratique, cela signifie qu'un statut manquant depuis plus d'une journée mérite d'être regardé — c'est généralement le signe d'une erreur de routage, pas d'un client lent.
Qui peut gérer ces statuts ?
Seule une plateforme agréée, depuis le recentrage du portail public annoncé en octobre 2024. Le portail public conserve l'annuaire national et la concentration des données fiscales, mais ne fait plus circuler ni les factures ni leurs statuts.
Pour aller plus loin
- Que faire d'une facture rejetée ou refusée
- Choisir sa plateforme agréée : 8 critères
- Le guide complet de la réforme pour les PME
En résumé
Quatre statuts obligatoires, pas trente-six : déposée, rejetée, refusée, encaissée. Retenez surtout que « déposée » ne prouve pas la réception, que « rejetée » vous désigne, que « refusée » exige un avoir — et que les statuts recommandés sont ce qui transforme vos relances en réclamations argumentées. Parlons de votre suivi client.
