Le cahier des charges ERP type est une liste de plusieurs centaines de fonctionnalités avec trois colonnes : indispensable, souhaitable, optionnel. Il demande des semaines à écrire, et il ne sert à rien — parce que chaque candidat répond « oui » partout.
Ce qui discrimine, ce sont vos cas réels. Trois pages suffisent, et elles s'écrivent en une demi-journée.
L'essentiel
- Page 1 — Vos flux : du devis à l'encaissement, de l'achat au paiement, et le flux propre à votre métier. Une page chacun maximum.
- Page 2 — Vos volumes : clients, articles, factures par mois, utilisateurs, et croissance prévue.
- Page 3 — Vos contraintes non négociables : réglementaires, d'hébergement, de délai, de budget.
- Ce qu'il faut supprimer : la liste de fonctionnalités à cocher. Elle ne discrimine rien.
- Ce qu'il faut ajouter : trois cas réels à faire traiter en démonstration, devant vous.
Page 1 — Vos flux, décrits comme ils se passent
Décrivez trois flux, en une page chacun, avec vos mots et vos exceptions. Pas le flux idéal : celui de la semaine dernière.
- Du devis à l'encaissement : qui fait le devis, qui le valide, comment il devient une commande, quand la facture part, qui relance.
- De l'achat au paiement : qui demande, qui approuve, comment la réception est enregistrée, qui valide la facture fournisseur.
- Le flux propre à votre métier : la production, le chantier, la mission, la tournée, le service en salle.
Le plus utile est d'inclure vos exceptions : le client qui a une remise particulière, l'acompte avant commande, le devis modifié trois fois, la livraison partielle. C'est là que les outils se différencient, et c'est précisément ce qu'une liste de cases ne capture pas.
Si vous ne savez pas écrire un de ces flux, c'est déjà une information : il n'est pas maîtrisé, et aucun logiciel ne le maîtrisera à votre place.
Page 2 — Vos volumes, qui décident du dimensionnement
| Donnée | Pourquoi elle compte |
|---|---|
| Nombre de clients actifs | Taille du nettoyage de données, et du chantier SIREN |
| Nombre de références articles | Complexité du catalogue, variantes, unités |
| Factures émises par mois | Dimensionnement, et palier de volume de la plateforme agréée |
| Factures reçues par mois | Souvent 3 à 4 fois les émises : c'est elle qui fait le volume |
| Utilisateurs, dont simultanés | Gabarit serveur — et coût, si la licence est par utilisateur |
| Croissance prévue à 3 ans | Évite de choisir un outil qui devient cher en grandissant |
La ligne en gras est celle qu'on oublie systématiquement, et elle a un effet direct sur le coût : la facturation des plateformes agréées compte les documents dans les deux sens. Une entreprise qui émet 80 factures et en reçoit 300 consomme 380 documents, pas 80.
Voir comment choisir sa plateforme agréée.
Page 3 — Vos contraintes non négociables
Trois catégories, et seulement ce qui est vraiment non négociable. Une contrainte négociable n'en est pas une, et elle brouille la lecture.
- Réglementaires : facturation électronique et e-reporting selon votre clientèle, obligations de traçabilité propres à votre filière, exigences d'un donneur d'ordre.
- D'hébergement : localisation des données, droit applicable, réversibilité. À exiger par écrit si vos données ont une sensibilité.
- De délai et de budget : une date à laquelle quelque chose doit fonctionner, et un ordre de grandeur. Taire le budget ne vous avantage pas : il fait perdre du temps à tout le monde.
Sur l'hébergement, les quatre questions utiles sont : où sont les données ville par ville, quel droit s'applique à l'hébergeur, qui sont ses sous-traitants, et comment je récupère tout. Voir les quatre critères d'un ERP souverain.
Ce qu'il faut ajouter : trois cas réels à faire traiter
C'est l'annexe qui remplace les 40 pages de fonctionnalités, et elle discrimine immédiatement.
Choisissez trois cas réels, pris dans vos dossiers, et demandez à chaque candidat de les traiter devant vous, sur son outil, en démonstration :
- Votre devis le plus compliqué — celui avec des options, une remise négociée et un acompte.
- Votre facture la plus inhabituelle — celle qui mélange des biens et des services, ou qui porte une autoliquidation de TVA.
- Votre cas métier le plus pénible — la situation de travaux, la nomenclature à variantes, la facturation au temps passé avec dépassement.
Un candidat qui demande à préparer ces cas « pour la prochaine fois » vous apprend quelque chose. Un candidat qui les traite en direct, même imparfaitement, vous en apprend davantage.
Les quatre questions à poser à chaque candidat
- Le prix change-t-il avec le nombre d'utilisateurs ? Un coût par siège devient une taxe sur votre croissance.
- Qu'est-ce qui est inclus dans le paramétrage, en nombre de jours ? « Paramétrage inclus » sans nombre de jours ne veut rien dire.
- Que coûte une montée de version majeure, et qui la déclenche ? C'est le poste qui réapparaît tous les deux ou trois ans et ne figure sur aucun devis initial.
- Comment je récupère mes données si je pars — format, délai, coût ? Puis : faites-moi un export complet de la démonstration, maintenant.
La dernière demande est la plus instructive de tout le processus, et presque personne ne la formule. Voir choisir son ERP : les six critères.
Questions fréquentes
Faut-il une liste de fonctionnalités dans un cahier des charges ERP ?
Non, elle ne discrimine rien : tous les candidats cochent tout, et vous ne pouvez ni vérifier ni contester. Remplacez-la par trois cas réels, pris dans vos dossiers, à faire traiter en démonstration devant vous. Vous apprendrez en une heure ce que quarante pages ne vous auraient pas dit.
Combien de fournisseurs consulter ?
Trois, avec le même document et les mêmes cas réels. Au-delà, vous comparez des présentations commerciales plutôt que des solutions, et le temps passé dépasse le gain. En deçà, vous n'avez aucun point de comparaison sur les prix.
Faut-il indiquer son budget ?
Oui, au moins un ordre de grandeur. Le taire ne vous avantage pas : cela conduit à des propositions hors sujet et fait perdre du temps à tout le monde. Un budget annoncé permet aussi de voir qui réduit honnêtement le périmètre pour y entrer, et qui promet tout.
Que mettre dans les contraintes non négociables ?
Uniquement ce qui l'est vraiment : obligations réglementaires de votre filière, localisation des données et droit applicable si vos données sont sensibles, et une date à laquelle quelque chose doit fonctionner. Une contrainte négociable brouille la lecture et affaiblit les autres.
Combien de temps faut-il pour écrire ce cahier des charges ?
Une demi-journée pour les trois pages, si vous connaissez vos flux. Si l'un des trois flux est difficile à écrire, c'est l'information la plus utile du processus : il n'est pas maîtrisé aujourd'hui, et aucun logiciel ne le maîtrisera à votre place.
Pour aller plus loin
- Choisir son ERP : les six critères qui comptent
- Le coût réel d'un ERP pour une PME
- Les 7 erreurs d'un projet ERP
En résumé
Trois pages : vos flux tels qu'ils se passent, vos volumes — factures reçues comprises —, et vos contraintes réellement non négociables. En annexe, trois cas réels à faire traiter devant vous. Et quatre questions, dont celle de l'export immédiat. Envoyez-nous vos trois pages.
